home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Home & Business Platinum / Home and Business Platinum.iso / database / stampb / sbguide.doc < prev    next >
Text File  |  1992-02-25  |  35KB  |  1,188 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                                          STAMPBASE
  12.                                         FOR WINDOWS
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                              Stamp Collection Inventory System
  30.                                   for Microsoft WindowsTM
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                                        USER'S GUIDE
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                                          STAMPBASE
  69.                                         FOR WINDOWS
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.                                         USER'S GUIDE
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.                                         Version 1.0
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122. This product was developed with Microsoft Visual BasicTM.
  123.  
  124.  
  125.  
  126. (C) Copyright 1992 by Mark L. Hetzel
  127.  
  128. If you are an individual, (not a company or an institution)  you may use the
  129. program on any other computer(s) that you personally own.  You may make backup
  130. copies of the program only for your use.  However, no part of this user guide
  131. may be photocopied.  I am relying primarily on your good faith not to violate
  132. my copyright. 
  133.  
  134. Microsoft, Windows and Visual Basic are trademarks of Microsoft Corporation.
  135.  
  136.  
  137. The author warrants for a 90-day period commencing on the date you receive
  138. delivery of a registered copy of the program, that, if properly installed and
  139. operated on a computer for which it was designed, the program will perform
  140. substantially in accordance with the User's Guide.  The author's liability
  141. shall, in any event, be limited to the purchase price of the program and shall
  142. not include consequential damages, such as loss or destruction of data
  143. resulting from use of the program.  The author will not honor any warranty
  144. unless you own a registered copy of the program.
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.                                   Table of Contents
  170.  
  171.  
  172.  
  173. Chapter 1 - Getting Started
  174.  
  175. Introduction                                                            1
  176. Hardware and Software Requirements                                      1
  177. System Files                                                            1
  178. Overview of StampBase Features                                          1
  179. Installing StampBase                                                    2
  180.  
  181.  
  182. Chapter 2 - Using StampBase
  183.  
  184. Starting and Exiting StampBase                                          5
  185. Working with the Menu Bar                                               5
  186. Selecting Menu Commands                                                 6
  187. Using StampBase's Control Menu                                          6
  188.  
  189.  
  190. Chapter 3 - Building a Database
  191.  
  192. Opening a Database File                                                 8
  193. Adding Records                                                          10
  194. Editing Records                                                         11
  195. Sorting Records                                                         13
  196. Pack Records                                                            13
  197. Saving Files                                                            14
  198.  
  199.  
  200. Chapter 4 - Database Reports
  201.  
  202. Types of Reports                                                        15
  203. Displaying and Printing Reports                                         15
  204.  
  205.  
  206. Chapter 5 - Technical Support                                           18
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.                                  CHAPTER 1 - GETTING STARTED
  218.  
  219.  
  220.  
  221. Introduction
  222.  
  223. Welcome to StampBase for WindowsTM.  StampBase is stamp collection inventory
  224. system developed specifically for Microsoft Windows 3.0.  StampBase takes
  225. advantage of Windows' Graphical User Interface (GUI) and its memory management
  226. capabilities.  StampBase is a Windows application, therefore the program will
  227. not work outside the Windows environment.  StampBase for Windows was developed
  228. with Microsoft Visual BasicTM.
  229.  
  230.  
  231. Hardware and Software Requirements
  232.  
  233.   80286 PC or better
  234.   1 MB RAM
  235.   Hard Drive
  236.   Microsoft Windows 3.0 or better
  237.  
  238.  
  239. System Files
  240.  
  241. Files included with StampBase:
  242.  
  243. README                  Basic information about program and a registration
  244.                         form in ASCII text format.
  245.  
  246. SBGUIDE.DOC             User's Guide in ASCII text format.
  247.  
  248. STAMPWIN.EXE            StampBase for Windows application.
  249.  
  250. VBRUN100.DLL            Visual Basic run time file required to use StampBase.
  251.  
  252.  
  253. Overview of StampBase Features
  254.  
  255.     * Create one or more database files.  Each file is limited to 32,767
  256.       records.
  257.  
  258.     * Intuitive data entry and edit features.
  259.  
  260.     * Uses stamp numbering system used by most popular catalogs and
  261.       publications.
  262.  
  263.     * Records sorted by country and catalog number.
  264.  
  265.     * Easy record retrieval.
  266.  
  267.     * Reports display records and collection statistics on screen or in
  268.       printed form.
  269.  
  270.                                        1
  271.  
  272.     * Mouse and keyboard supported.
  273.  
  274.  
  275. Installing StampBase
  276.  
  277. StampBase files should be copied to your hard drive before attempting to run
  278. the program.  Windows' File Manager will help you create a directory and copy
  279. the program files from the diskette to the new directory on the hard drive. 
  280. File Manager is in the first position in the Main Group window of Program
  281. Manager.
  282.  
  283.      Mouse    * Double-click the File Manager program icon.
  284.  
  285.   Keyboard    * Press the left or right arrow key to move the highlight to the
  286.                 File Manager program icon and press ENTER.
  287.  
  288. Create a New Directory:
  289.  
  290.      Mouse    1.  Point to File on the menu bar and click.
  291.  
  292.               2.  Point to the Create Directory menu item and click.  The
  293.                   Create Directory dialog box will appear.
  294.  
  295.               3.  Type the new directory name including the drive, if
  296.                   different then the current one.
  297.  
  298.               4.  Point to the OK button and click to create directory.
  299.  
  300.   Keyboard    1.  Press ALT, F to open the File menu.
  301.  
  302.               2.  Press E to select Create Directory.  The Create Directory
  303.                   dialog box will appear.
  304.  
  305.               3.  Type the new directory name including the drive, if
  306.                   different then the current one.
  307.  
  308.               4.  Press ENTER to create directory.
  309.  
  310. Copy StampBase Files to New Directory:
  311.  
  312.      Make sure the source and destination disk drive icons are visible.
  313.  
  314.      Mouse    1.  Point to the source disk drive icon (A or B) and click.
  315.  
  316.               2.  Point to File on the menu bar and click.
  317.  
  318.               3.  Point to the Copy menu item and click.  The Copy dialog box
  319.                   will appear.
  320.  
  321.               4.  Type the destination disk drive and directory.  Example: 
  322.                   C:\StampBas
  323.  
  324.                                        2
  325.               5.  Point to the OK button and click.
  326.  
  327.   KeyBoard    1.  Press CTRL and letter of disk drive containing the program
  328.                   files.
  329.  
  330.               2.  Press F8.  The Copy dialog box will appear.
  331.  
  332.               3.  Type the destination disk drive and directory.  Example: 
  333.                   C:\StampBas
  334.  
  335.               4.  Press ENTER to begin copying files.
  336.  
  337. Exit File Manager:
  338.  
  339.      Mouse    1.  Point to File on the menu bar and click.
  340.  
  341.               2.  Point to Exit menu item and click.  The Exit File Manager
  342.                   dialog box will appear.
  343.  
  344.               3.  If an X appears in the Save Settings check box, point to the
  345.                   OK button and click.  Point to the Save Settings check box
  346.                   and click if the box is empty.
  347.  
  348.   Keyboard    1.  Press ALT, F to open the File menu.
  349.  
  350.               2.  Press X.  The Exit File Manager dialog box will appear.
  351.  
  352.               3.  If an X appears in the Save Settings check box, press the OK
  353.                   button.  If the Save Settings check box is empty, press S to
  354.                   place an X in the box and press ENTER.
  355.  
  356. Add StampBase to Windows Application Group:
  357.  
  358.      Mouse    1.  Double-click the Windows Setup program icon.  The Windows
  359.                   Setup dialog box will appear.
  360.  
  361.               2.  Point to the Options menu item and click.
  362.  
  363.               3.  Point to Set Up Applications and click.  The Setup
  364.                   Applications will appear.
  365.  
  366.               4.  Point to the OK button and click.  Windows will search your
  367.                   hard drive(s) for applications to set up for use with
  368.                   Windows.
  369.  
  370.               5.  Point to StampBase in the list box on the left and click.
  371.  
  372.               6.  Point to the Add-> button and click.  StampBase will move
  373.                   from the left list box to the one on the right.
  374.  
  375.               7.  Point to the OK button and click.
  376.  
  377.  
  378.                                        3
  379.   Keyboard    1.  Press the direction arrow key(s) to move the highlight to
  380.                   the Windows Setup Program icon and press ENTER.  The Windows
  381.                   Setup dialog box will appear.
  382.  
  383.               2.  Press ALT, O to open the Options menu.
  384.  
  385.               3.  Press S.  The Set Up Applications dialog box will appear.
  386.  
  387.               4.  Press ENTER.  The Windows Setup dialog box will appear. 
  388.                   Windows will search the hard drive(s) for applications to
  389.                   set up for use with Windows.
  390.  
  391.               5.  Press TAB to highlight the left list box.
  392.  
  393.               6.  Use UP or DOWN arrow keys to move to StampBase then press
  394.                   the SPACEBAR to select it.
  395.  
  396.               7.  Press ALT, A to move StampBase from the left list box to the
  397.                   one on the right.
  398.  
  399.               8.  Press Tab to highlight the OK button and press ENTER.
  400.  
  401.               9.  Press ALT, SPACEBAR to open the Windows Setup control menu.
  402.  
  403.               10. Press C to close the dialog box and exit from Windows Setup.
  404.  
  405.       StampBase will now be included in the Windows Applications window with
  406.       its own program icon.
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.                                        4
  433.                            CHAPTER 2 - USING STAMPBASE
  434.  
  435.  
  436.  
  437. Starting and Exiting StampBase
  438.  
  439. Starting StampBase from Program Manager:
  440.  
  441.      Mouse    1.  Open the Program Manager window, if not already open, by
  442.                   double-clicking the Program Manager icon.
  443.  
  444.               2.  Open the Windows Application Group window, if not already
  445.                   open, by double-clicking the Windows Application Group icon.
  446.  
  447.               3.  Double-click the StampBase icon.  The StampBase title page
  448.                   will appear.
  449.  
  450.               4.  Point to the Continue button and click.  The StampBase menu
  451.                   bar will appear.
  452.  
  453.   KeyBoard    1.  Open the Program Manager window, if not already open, by
  454.                   using direction keys to highlight the Program Manager icon
  455.                   and press ENTER.
  456.  
  457.               2.  Open the Windows Applications Group window, if not already
  458.                   open, by pressing CTRL, TAB to highlight the Windows
  459.                   Applications Group icon and press ENTER.
  460.  
  461.               3.  Use the direction arrow keys to highlight the StampBase
  462.                   program icon and press ENTER.  The StampBase title page will
  463.                   appear.
  464.  
  465.               4.  Press ENTER.  The StampBase menu bar will appear.
  466.  
  467. Exiting StampBase:
  468.  
  469.      Mouse    1.  Point to File on the menu bar and click.
  470.  
  471.               2.  Point to the Exit menu item and click.  The StampBase for
  472.                   Windows order form will appear if you are using a review
  473.                   copy.
  474.  
  475.   Keyboard    1.  Press ALT, F.
  476.  
  477.               2.  Press X.  The StampBase for Windows order form will appear
  478.                   if you are using a review copy.
  479.  
  480. Working the Menu Bar
  481.  
  482. Select a Menu:
  483.  
  484.      Mouse    * Point to the name of the menu item on the menu bar and click
  485.                 to open the menu.
  486.                                        5
  487.   Keyboard    * Press ALT and the underlined letter of the menu item you want.
  488.  
  489. Cancel a Menu:
  490.  
  491.      Mouse    * Click the menu name or any where outside the menu.
  492.  
  493.   KeyBoard    * Press ALT to cancel the menu and move back to the application
  494.                 workspace.
  495.  
  496.               Or press ESC to cancel the menu but remain on the menu bar so
  497.               that you can select another menu.
  498.  
  499.  
  500. Selecting Menu Commands
  501.  
  502. Choose an Item from a Selected Menu:
  503.  
  504.      Mouse    * Point to the menu item and click.
  505.  
  506.   Keyboard    * Type the underlined letter in the item name.
  507.  
  508.  
  509. Using StampBase's Control Menu
  510.  
  511. Open StampBase's Control Menu:
  512.  
  513.      Mouse    * Point to the Control Menu box in the upper-left corner of the
  514.                 window and click.
  515.  
  516.               Do not double-click or you will close the window.
  517.  
  518.   Keyboard    * Press ALT and SPACEBAR.
  519.  
  520.  
  521.   Control Menu Commands
  522.  
  523.  
  524.      Command      Action
  525.  
  526.      Restore      Restores the window to its size before it was enlarged or
  527.                   shrunk to an icon.
  528.  
  529.      Move         Allows window to be moved to another position of the screen.
  530.  
  531.      Size         Allows you to change the size of the window.
  532.  
  533.      Minimize     Shrinks the window to an icon.
  534.  
  535.      Maximize     Enlarges the window to full screen.
  536.  
  537.      Close        Closes window and exits from StampBase.
  538.  
  539.  
  540.                                        6
  541.      Switch To... Starts Task List, which lets you switch among running
  542.                   applications.
  543.  
  544. Screen Color:
  545.  
  546.       The background color of each StampBase screen can be changed through
  547.       Windows'Control Panel.  The color of text, data entry fields and on
  548.       screen reports cannot be changed.
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.                                        7
  595.                          CHAPTER 3 - BUILDING A DATABASE
  596.  
  597.  
  598.  
  599. Opening a Database File
  600.  
  601. StampBase allows you to create one large database or several small database
  602. files for your stamp collection.  The StampBase Title Screen will appear
  603. first.  Point to the Continue button and click or press ENTER to display the
  604. StampBase menu bar.  Note: Only one database file can be open at a time.
  605.  
  606. Create a Database File:
  607.  
  608.      Mouse    1.  Point to File on the menu bar and click to open the menu.
  609.  
  610.               2.  Point to the Open File menu item and click.  The File
  611.                   Selection screen will appear.
  612.  
  613.               3.  Enter the file name to be created.  The current drive and
  614.                   path is displayed below the file name entry box.  The file
  615.                   name must have the extension .DAT.  (Example: Postage.Dat)
  616.  
  617.                   Change the drive -
  618.  
  619.                   a. Point to the Drive List box arrow in the lower right hand
  620.                      corner of screen and click.  A list of the available   
  621.                   drives will appear.
  622.  
  623.                   b. Point to the appropriate drive and click.  The new drive
  624.                      will appear below the file name box.
  625.  
  626.                   Change the directory -
  627.  
  628.                   a. Point to the current drive in the Directory List box and
  629.                      double-click.
  630.  
  631.                   b. Point to the new directory and double-click.  The drive
  632.                      and new directory will appear below the file name text   
  633.                   box.
  634.  
  635.               4.  Point to the OK button and click.  The File Selection screen
  636.                   will disappear when a proper file name is entered.  Point to
  637.                   the Cancel button and click to cancel your selection and
  638.                   return to the menu bar.
  639.  
  640.   Keyboard    1.  Press ALT, F to open the menu.
  641.  
  642.               2.  Press O.  The File Selection screen will appear.
  643.  
  644.               3.  Enter the file name to be created.  The current drive and
  645.                   path is displayed below the file name entry box.  The file
  646.                   name must have the extension .DAT.  (Example: Postage.Dat)
  647.  
  648.                                        8
  649.                   Change the drive -
  650.  
  651.                   Type the drive letter followed by a colon and press ENTER. 
  652.                   (Example:  B:)
  653.  
  654.                   Change the directory -
  655.  
  656.                   a. Press TAB to highlight the Directory List box.
  657.  
  658.                   b. Press the direction key(s) to highlight the new directory
  659.                      and press ENTER.  The drive and new directory will appear
  660.                      below the file name text box.
  661.  
  662.               4.  Press TAB to highlight the OK button and press ENTER.  The
  663.                   File Selection screen will disappear when a proper file name
  664.                   is entered.  Press ALT, C to cancel your selection and
  665.                   return to the menu bar.
  666.  
  667. Open an Existing Database File:
  668.  
  669.      Mouse    1.  Point to File on the menu bar and click to open the menu. 
  670.  
  671.               2.  Point to the Open File menu item and click.  The File
  672.                   Selection screen will appear.
  673.  
  674.               3.  Point to the file listed in file list box and double-click. 
  675.                   The database file will be opened and the File Selection
  676.                   screen will disappear.
  677.  
  678.   Keyboard    1.  Press ALT, F to open the menu.
  679.  
  680.               2.  Press O.  The File Selection screen will appear.  Follow the
  681.                   instructions for Creating a Database File to change the
  682.                   drive and directory.
  683.  
  684.               3.  Press TAB until the first item in the file list box is
  685.                   highlighted.
  686.  
  687.               4.  Press the DOWN arrow to highlight the file to be opened and
  688.                   press ENTER.  The database file will be opened and File
  689.                   Selection screen will disappear.
  690.  
  691.  
  692. Adding Records
  693.  
  694.      Mouse    1.  Point to Records on the menu bar and click to open the menu.
  695.  
  696.               2.  Point to the Update menu item and click.  If you have
  697.                   already opened a database file, the Data Entry and Edit
  698.                   Screen will appear.
  699.  
  700.  
  701.  
  702.                                        9
  703.                   If a file is not open, a menu dialog box will appear.  Point
  704.                   to the OK button and click.  The dialog box will disappear. 
  705.                   See the instructions for Opening a Database File.
  706.  
  707.   Keyboard    1.  Press ALT, R to open the menu.
  708.  
  709.               2.  Press ENTER.  If you have already opened a database file,
  710.                   the Data Entry and Edit Screen will appear.
  711.  
  712.                   If a file is not open, a menu dialog box will appear.  Press
  713.                   ENTER.  The dialog box will disappear.  See the instructions
  714.                   for Opening a Database File.
  715.  
  716.       The following list is the data entry fields for each record stored in
  717.       the database:
  718.  
  719.                                               Length
  720.      Field             Description         (Characters)     Format
  721.  
  722.      Country     *     Issuing stamp            25          Text
  723.      Catalog No. *     Catalog number            6          Alpha/Numeric
  724.      Category          Stamp type               20          Text
  725.      Issue Year        Year issued               4          Numeric
  726.      Description       Stamp description        35          Text
  727.      Stamp Grade       Condition                 6          Text
  728.      Purchase Date     Date purchased            8          MM/DD/YR
  729.      Cost              Purchase price            8          $0-$99,999.00
  730.      Market Value      Catalog value             8          $0-$99,999.00
  731.      Comments          Remarks                  50          Text
  732.  
  733.      * Fields must contain data before record can be stored in database file.
  734.  
  735.  
  736. Enter Data:
  737.  
  738.       Data entered does not become part of a record until the cursor is moved
  739.       to another field by pressing TAB, pointing to a field and clicking or
  740.       pressing SHIFT, TAB.  Press TAB to move the cursor forward from field to
  741.       field and button to button.  Press SHIFT, TAB to move backward.  A mouse
  742.       can be used to move around the screen by pointing to a field and
  743.       clicking once.  Within each field the direction, DELETE and INSERT keys
  744.       can be used to edit.
  745.  
  746.       The program does not require fields to be edited when the data from the
  747.       previous record is the same as the current record you are entering. 
  748.       Press TAB to skip to the next field without changing the current field
  749.       entry.
  750.  
  751.       Each data entry field has built-in edit checking to verify valid
  752.       information was entered.  For example, you cannot enter alpha characters
  753.       in the Cost field.  A Data Entry Error dialog box will appear if an
  754.       invalid entry is made.  Press ENTER to remove the dialog box.
  755.  
  756.                                       10
  757. Data Entry and Edit Command Buttons:
  758.  
  759.       The command buttons at the bottom of the screen can be activated by
  760.       pointing to a button and clicking or pressing ALT and the key for the
  761.       underlined letter.  Also, TAB can be used to move the highlight to a
  762.       button and pressing ENTER to activate that button.
  763.  
  764. Save a Record:
  765.  
  766.      Mouse    * Point to the Add button and click.
  767.  
  768.   Keyboard    * Press ALT, A.
  769.  
  770.       This will save the record currently displayed on the screen.  The cursor
  771.       will then be move to the Country field.
  772.  
  773.  
  774. Editing Records
  775.  
  776.       The Data Entry and Edit Screen is used also used to edit records in your
  777.       database.
  778.  
  779.  
  780. Find a Record:
  781.  
  782.       StampBase provides two ways to find records in a database file.  If you
  783.       know the country that issued the stamp and/or the stamp's catalog
  784.       number, you can use the following method:
  785.  
  786.       1.    Move the cursor to the country and catalog number fields.  Enter
  787.             the appropriate information.
  788.  
  789.       2.    Point to the Find button and click or press ALT, F.
  790.  
  791.       3.    StampBase will now search the file for the record you specified. 
  792.             StampBase will display in the Data Entry and Edit Screen the first
  793.             record meeting the criteria. 
  794.  
  795.       The Find Record dialog box will appear if the record is not found. 
  796.       Press ENTER to clear the dialog box from the screen.  Attempt another
  797.       search if an error was made when entering the country or catalog number.
  798.  
  799.       The second method for locating a record is "paging" through the database
  800.       one record at a time.  Use the Next button to move forward through the
  801.       database.  Use the Previous button to move backward.
  802.  
  803.       Mouse * Point to the Next or Previous buttons and click to display
  804.               record on the screen.
  805.  
  806.    Keyboard * Press Alt, N or P to display record on the screen.
  807.  
  808.  
  809.  
  810.                                       11
  811.             You also can press TAB to highlight the Next or Previous buttons
  812.             and press ENTER.
  813.  
  814.       Note:  Next button - When you reach the last record in the database,
  815.              the Edit Record dialog box will appear.  Press ENTER to clear the
  816.              dialog box from the screen.  The next record displayed is the   
  817.              last record in the database.
  818.              Previous button - When you reach the first record in the
  819.              database, the Edit Record dialog box will appear.  Press ENTER to
  820.              clear the dialog box from the screen.  The next record displayed
  821.              is the first record in the database.
  822.  
  823. Change a Record:
  824.  
  825.       The Change button is used to save changes made to the record currently
  826.       displayed in the Data Entry and Edit Screen.  After editing the record
  827.       do the following to save the change(s):
  828.  
  829.       1.    Point to the Change button and click or press ALT, C.  The Edit
  830.             Record dialog box will appear requesting verification to save the
  831.             change(s).
  832.  
  833.       2.    Point to the YES button and click or press ENTER to save the
  834.             change(s).  Point to the NO button and click or press TAB to
  835.             highlight the NO button and press ENTER to cancel the change(s). 
  836.             Changes will be saved to disk when you exit from the Data Entry
  837.             and Edit Screen.
  838.  
  839. Delete a Record:
  840.  
  841.       The Delete button is used to delete the record currently displayed in
  842.       the Data Entry and Edit Screen.
  843.  
  844.       1.    Point to the Delete button and click or press ALT, D.  An Edit
  845.             Record dialog box will appear requesting verification.
  846.  
  847.       2.    Point to the YES button and click or press ENTER to mark the
  848.             record for deletion.  Point to the NO button and click or press
  849.             ALT, A to cancel Delete.
  850.  
  851.       If the record deletion was not cancelled, another Edit Record dialog box
  852.       will appear notifying you that the record is marked for deletion.  Point
  853.       to the OK button and click or press ENTER to clear the dialog box.  The
  854.       data entry fields will now be blank.  See the instructions for Pack
  855.       Records to remove deleted record(s) from the database file.
  856.  
  857. Print a Record:
  858.  
  859.       The Print button is used to print the record displayed in the Data Entry
  860.       and Edit Screen.  Point to the Print button and click or press ALT, R to
  861.       print the record.
  862.  
  863.  
  864.                                       12
  865. Exit the Data Entry and Edit Screen:
  866.  
  867.       Point to the Exit button and click or press ALT, X to leave the Data
  868.       Entry and Edit Screen.  Exiting from the Data Entry and Edit Screen will
  869.       save all additions, changes and deletions made to the database.  You
  870.       will be returned to the StampBase menu bar.  The database file will
  871.       require sorting if records are added.  Sorting may be required if
  872.       changes are made to a record's country or catalog number fields.
  873.  
  874.  
  875.  
  876. Sort Records
  877.  
  878. StampBase sorts records first alphabetically by the country that issued the
  879. stamp and secondly by the stamp's catalog number.  The catalog numbers are
  880. sorted using the numbering system used by most stamp catalogs and
  881. publications.
  882.  
  883.      Mouse    1.  Point to Records on the menu bar and click to open the menu.
  884.  
  885.               2.  Point to Sort and click.  The Sort Record screen will
  886.                   appear.
  887.  
  888.               3.  Point to the Sort button and click to begin sorting the
  889.                   database.  The screen will display the sorting progress and
  890.                   notify you when the sorting is done.
  891.  
  892.               4.  Point to the Exit button and click to exit the Sort screen. 
  893.                   The database file will be saved with the new sort order.
  894.  
  895.   Keyboard    1.  Press ALT, R to open the menu.
  896.  
  897.               2.  Press S.  The Sort Record screen will appear.
  898.  
  899.               3.  Press ENTER to begin sorting.  The screen will display the
  900.                   sorting progress and notify you when the sorting is done.
  901.  
  902.               4.  Press TAB to highlight the Exit button and press ENTER to
  903.                   exit the Sort screen.  The database file will be saved with
  904.                   the new sort order.
  905.  
  906.  
  907. Pack Records
  908.  
  909. StampBase will remove record(s) marked for deletion by creating a temporary
  910. file.  Records not marked for deletion are copied to this temporary file.  The
  911. file containing the deleted records is erased.  The temporary file's name is
  912. changed to the erased file's name.
  913.  
  914. The temporary file created during record packing will be the same size as the
  915. database file less the space used by deleted records.  Make sure your hard
  916. drive has enough space before you begin packing.
  917.  
  918.                                       13
  919.      Mouse    1.  Point to Records on the menu bar and click to open the menu.
  920.  
  921.               2.  Point to Pack and click.  The Pack Records screen will
  922.                   appear.
  923.  
  924.               3.  Point to the Pack button and click to begin removing deleted
  925.                   records.  The screen will display the packing progress and
  926.                   notify you when the process is done.
  927.  
  928.               4.  Point to the Exit button and click to exit Pack Records. 
  929.                   The database file will be saved.
  930.  
  931.   Keyboard    1.  Press ALT, R to open the menu.
  932.  
  933.               2.  Press P.  The Pack Records screen will appear.
  934.  
  935.               3.  Press ENTER to begin removing deleted records.  The screen
  936.                   will display the packing progress and notify you when the
  937.                   process is done.
  938.  
  939.               4.  Press ALT, X to exit Pack Records.  The database file will
  940.                   be saved.
  941.  
  942.  
  943. Saving Files
  944.  
  945. The database file is automatically saved when you exit from Update, Sort and
  946. Pack.
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.                                       14
  973.                                CHAPTER 4 - REPORTS
  974.  
  975.  
  976.  
  977. Types of Reports
  978.  
  979. StampBase can generate two different reports that can be either displayed on
  980. your computer screen or printed.  The Stamp Inventory List will list the
  981. records in sorted order.  The Collection Analysis Report will show statistical
  982. information about your stamp collection database.  Reports are setup to print
  983. on an 80 column printer.
  984.  
  985. Stamp Inventory List:
  986.  
  987.   Display List on Screen
  988.  
  989.      Mouse    1.  Point to Reports on the menu bar and click to open the menu.
  990.  
  991.               2.  Point to the List Records menu item and click.  The report
  992.                   screen will appear.
  993.  
  994.               3.  Point to the Screen button and click.  The List Records
  995.                   dialog box will appear.
  996.  
  997.               4.  Point to the YES button and click to list all records in the
  998.                   database.  Point to the NO button and click to list the
  999.                   stamps issued by a particular country.
  1000.  
  1001.                   a. If NO was selected, enter the country.
  1002.  
  1003.                   b. Point to the OK button and click to display the report or
  1004.                      point to the Cancel button and click to clear the dialog
  1005.                      box.
  1006.  
  1007.                   All or part of the records you selected will be displayed on
  1008.                   the screen.  The first record in the database or the first
  1009.                   record for the country you specified above.  A maximum of
  1010.                   twenty records can be displayed on the screen at once. 
  1011.                   Scroll through the database by pointing to a Scroll button
  1012.                   and clicking.
  1013.  
  1014.             The following buttons are used to scroll through the database:
  1015.  
  1016.                   Home - Scrolls to first record.
  1017.  
  1018.                   Up - Scrolls up one record.
  1019.  
  1020.                   Down - Scrolls down one record.
  1021.  
  1022.                   PgUp - Scrolls up one screen.
  1023.  
  1024.                   PgDn - Scrolls down one screen.
  1025.  
  1026.                                       15
  1027.                   End - Scrolls to last record.
  1028.  
  1029.   Keyboard    1.  Press ALT, E to open the Report menu.
  1030.  
  1031.               2.  Press L.  The Report screen will appear.
  1032.  
  1033.               3.  Press ENTER.  The List Records dialog box will appear.
  1034.  
  1035.               4.  Press ENTER to list all records or TAB to highlight the NO
  1036.                   button and press ENTER to list the stamps issued by one
  1037.                   country.
  1038.  
  1039.                   a. If NO was selected, enter the country.
  1040.  
  1041.                   b. Press TAB to highlight the OK button and press ENTER to
  1042.                      display the report or press TAB to highlight the Cancel  
  1043.                      button and press ENTER to clear the dialog box.
  1044.  
  1045.                   The following methods can be used to scroll through the
  1046.                   database:
  1047.  
  1048.                      1) Press TAB to highlight a Scroll button and press
  1049.                         ENTER.
  1050.  
  1051.                      2) Press ALT and letter underlined on the Scroll button. 
  1052.                         (Example:  ALT, E for the End button)
  1053.  
  1054.        Print Report
  1055.  
  1056.             Follow the same procedure for displaying records on the         
  1057.             screen except click or press the Printer button.
  1058.  
  1059.        Exit List Records
  1060.  
  1061.             Point to the Exit button or press TAB to highlight the Exit
  1062.             button and press ENTER.
  1063.  
  1064.  
  1065.   Collection Analysis Report:
  1066.  
  1067.      Display Report on Screen
  1068.  
  1069.      Mouse    1.  Point to Reports on the menu bar and click to open the menu.
  1070.  
  1071.               2.  Point to the Analysis menu item and click.  The Report
  1072.                   screen will appear.
  1073.  
  1074.               3.  Point to the Screen button and click.  StampBase will
  1075.                   display the report on the screen after searching through the
  1076.                   database.
  1077.  
  1078.   Keyboard    1.  Press ALT, E to open the Records menu.
  1079.  
  1080.                                       16
  1081.               2.  Press C.  The Collection Analysis Report screen will appear.
  1082.  
  1083.               3.  Press ENTER and StampBase will display the report on the
  1084.                   screen.
  1085.  
  1086.      Print Report
  1087.  
  1088.             Follow the same procedure for displaying records on the screen
  1089.             except click or press the Printer button.
  1090.  
  1091.      Exit Collection Analysis Report
  1092.  
  1093.             Point to the Exit button or press TAB to highlight the Exit button
  1094.             and press ENTER.
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.                                       17
  1135.                           CHAPTER 5 - TECHNICAL SUPPORT
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139. I have attempted to design StampBase to be easy to use.  Still, I will be
  1140. happy to help you if you encounter a problem.  Contact me by one of the
  1141. following methods:
  1142.  
  1143.  
  1144.   Telephone  (608) 273-2739
  1145.  
  1146.       Probably the best way to solve a problem.  It is easier to provide
  1147.       assistance when I can speak with you directly.  Call me during the
  1148.       following times:
  1149.  
  1150.       Monday - Friday  7 - 9 PM
  1151.       Saturday         9 AM - 4 PM
  1152.  
  1153.       All times are Central Standard Time.
  1154.  
  1155.       Please try to be in front of your computer with the program operating. 
  1156.       It is difficult to diagnose a software problem if you are not at the
  1157.       computer.
  1158.  
  1159.  
  1160.   CompuServe
  1161.  
  1162.       ID number     71371,731
  1163.  
  1164.  
  1165.   Write
  1166.  
  1167.       Send correspondence to:
  1168.  
  1169.                          Mark L. Hetzel
  1170.                          4466 Sentinel Pass
  1171.                          Madison, WI  53711
  1172.  
  1173.       Any comments or suggestions you have StampBase for Windows would be
  1174.       appreciated.
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.                                       18